12 560 zł rocznie i 33,3 godziny miesięcznie — ile realnie kosztuje ręczne wprowadzanie faktur w cateringu
Czterysta dziesięć faktur miesięcznie. Cztery minuty na każdą. I ani jednej wolnej chwili, żeby zapytać: czy dostawca właśnie nie podniósł ceny o kilkadziesiąt groszy, licząc, że nikt tego nie zauważy?
Klient DataPlateCatering dietetyczny w ponad 500 lokalizacjach
Paczka Smaku to firma cateringu dietetycznego zatrudniająca około 100 osób — gotowe, zbilansowane diety pudełkowe, przygotowywane w jednej kuchni produkcyjnej i dowożone siedem dni w tygodniu, od poniedziałku do niedzieli, do ponad 500 lokalizacji w całej Polsce. Do kontroli kosztów zakupowych korzysta z DataPlate — systemu do automatycznego zarządzania kosztami i finansami w gastronomii oraz analizy danych zakupowych, opartego na fakturach z KSeF.
W pierwszym miesiącu współpracy system zarejestrował 410 faktur zakupowych — warzywa, mrożonki, produkty suche, rozdzielane między kilka działów i kategorii. Każda z nich musiała trafić do systemu, zanim ktokolwiek mógł powiedzieć, ile firma naprawdę wydaje.
Zanim ktokolwiek zdążył zauważyć podwyżkę
Zanim Paczka Smaku zaczęła korzystać z DataPlate, każda z tych 410 faktur trafiała do systemu ręcznie — średnio 4 minuty na fakturę. To samo w sobie oznaczało dziesiątki godzin pracy administracyjnej miesięcznie, zanim ktokolwiek zdążył zadać ważniejsze pytanie: czy te ceny, które właśnie zaakceptowaliśmy, są takie same jak miesiąc temu?
Przy setkach faktur i tysiącach pozycji ręczna kontrola cen — porównywanie, czy hurtownia nie podniosła stawki o kilkadziesiąt groszy na produkcie — była w praktyce niewykonalna na bieżąco. Zespół kontrolował ceny ręcznie, papierowo, raz na jakiś czas — a to zajmowało średnio 6 godzin miesięcznie, które teraz można przeznaczyć na coś innego niż przeklikiwanie starych faktur.
Jedna decyzja, dwa problemy naraz
Paczka Smaku szukała sposobu, żeby zdjąć z zespołu ręczne przepisywanie faktur i jednocześnie zyskać realną kontrolę nad tym, czy dostawcy nie podnoszą cen bez wyraźnej informacji. DataPlate odpowiadał na oba te problemy jednocześnie: automatyczny import faktur wprost z KSeF (bez skanowania, bez ręcznego wklepywania) oraz automatyczne wykrywanie zmian cen na kolejnych fakturach od tego samego dostawcy.
Trzy rzeczy, których zespół już nie robi ręcznie
Faktury z KSeF od pierwszego dnia
Faktury z KSeF zaczęły trafiać do systemu automatycznie od pierwszego dnia, a zespół przestał wpisywać pozycje ręcznie.
Kategoryzacja bez ustawiania
System sam skategoryzował produkty i dostawców na podstawie historii faktur — bez ręcznego ustawiania czegokolwiek przez zespół.
Radar podwyżek na bieżąco
Porównuje ceny między kolejnymi fakturami tego samego dostawcy i sygnalizuje zmiany, zanim urosną w koszt niezauważony przez cały miesiąc.
Oszczędność policzona na realnej skali klienta
Biorąc pod uwagę potwierdzoną przez klienta skalę pierwszego miesiąca współpracy — 410 faktur, dawniej wprowadzanych ręcznie po ok. 4 minuty każda, oraz czas poświęcany na liczenie food costu i sprawdzanie, czy koszty się zgadzają — automatyzacja tych dwóch obszarów: wprowadzania faktur oraz kontroli food costu (bez uwzględnienia osobnej korzyści z wykrytych podwyżek cen, opisanej obok) oznacza realną oszczędność.
Osobną, dodatkową korzyścią — niezależną od powyższych wyliczeń czasu i pieniędzy — jest to, co radar podwyżek wykrywa po stronie cen dostawców.
Już w pierwszym miesiącu — i to nie jednorazowy efekt analizy zaległości, bo kolejny miesiąc pokazał porównywalną skalę. Przy ręcznej kontroli setek faktur miesięcznie tak drobne i częste zmiany łatwo byłoby przeoczyć.
Inteligentny koszyk zakupowy
Najbardziej — jak sami przyznali — zespołowi Paczki Smaku spodobał się inteligentny koszyk zakupowy. Zamiast dzwonić po hurtowniach albo przeszukiwać stare faktury, wystarczy wpisać listę potrzebnych produktów przed złożeniem zamówienia. System przeszukuje całą historię faktur i od razu pokazuje, u którego dostawcy dany produkt jest teraz najtańszy, a gdzie akurat przepłacasz.
Jednym kliknięciem zamówienie dzieli się na osobne listy dla każdego dostawcy — a oszczędność liczy się, zanim pieniądze w ogóle opuszczą konto, nie po fakcie przy księgowaniu. Optymalizacja działa w obrębie dostawców, z którymi firma już regularnie współpracuje — system nie rozbija zamówienia na kilkunastu drobnych dostawców dla groszowych oszczędności, więc minimum logistyczne i realia zamówień hurtowych zostają zachowane.
Zespół Paczki Smaku poszedł z tym pomysłem o krok dalej: co z dostawcami, u których jeszcze nigdy nie kupowali, więc system nie miał historii faktur do porównania?
To jeden z tych momentów, gdzie zgłoszona potrzeba klienta trafiła prosto do produktu — dziś wystarczy wgrać jeden plik z cennikami od kilku dostawców naraz, a system dopisuje ich do porównania w koszyku na podstawie podanych stawek, nawet bez wcześniejszego zamówienia.
Działa to też w drugą stronę: jeśli dostawca na fakturze policzy więcej, niż sam zadeklarował w swoim cenniku, system to od razu wyłapuje.
Otwieramy DataPlate kilka razy dziennie — rano sprawdzamy, czy nie było jakichś podwyżek, później przy zamawianiu porównujemy ceny dostawców. To narzędzie ucina możliwość okradania nas z pieniędzy, których mogliśmy nie wydać — jak widzimy, że coś podrożało bez uzgodnienia, po prostu negocjujemy zwrot. A jeśli czegoś nam brakuje albo mamy jakieś pytanie, zespół DataPlate reaguje szybko i sprawnie.
Jeśli pracujesz na podobnej liczbie faktur, to jest dokładnie ten problem
Jeśli Twoja firma cateringowa pracuje z podobną liczbą faktur miesięcznie i nie ma czasu na ręczną kontrolę cen u dostawców — to jest dokładnie problem, który DataPlate rozwiązuje automatycznie, bez zmiany sposobu pracy zespołu i bez skanowania dokumentów.
Paczka Smaku sprawdziła to na swoich prawdziwych fakturach.
I znalazła oszczędność, zanim zdążyła o nią zapytać. Chcesz zobaczyć, ile Twoja firma cateringowa przepłaca? Umów bezpłatną, 30-minutową rozmowę — pokażę Ci to na Waszych własnych danych, nie na przykładzie z artykułu.