Prognoza cashflow w cateringu: ile naprawdę będzie na koncie za 90 dni?

Saldo z końca miesiąca to jeden z lepszych dni w miesiącu

W cateringu pudełkowym wpływy są równe i częste: klienci codziennie opłacają nowe diety. Wydatki przychodzą skokami. Najpierw faktury dostawców z terminem płatności, potem w ciągu kilku dni płace, ZUS i podatki. Saldo rośnie przez większość miesiąca, a po wypłatach w kilka dni spada prawie o połowę.

Większość właścicieli patrzy na konto na koniec miesiąca albo wtedy, kiedy podejmuje decyzję. Oba momenty bywają akurat tymi lepszymi.

Historia: rekordowy Black Friday i wstrzymana kampania w styczniu

Historia fikcyjna

Catering kończy tydzień Black Friday z rekordem: klienci rzucili się na pakiety miesięczne z rabatem, a na koncie jest 1 179 000 zł. Właściciel od dawna planował nową linię do pakowania i chciał wypłacić dywidendę. Przy takim saldzie decyzja wydaje się oczywista: 2 grudnia wychodzi 450 000 zł.

W grudniu jadą diety z promocji, ale nowych zamówień jest mniej, bo klienci kupili z wyprzedzeniem, a przed świętami mało kto zaczyna dietę. Dostawcy wystawiają faktury za surowce do dużych grudniowych dostaw, a pod koniec grudnia trzeba zapłacić VAT od rekordowej sprzedaży z listopada.

4 stycznia na koncie jest 251 000 zł, a 10 stycznia trzeba wypłacić 230 000 zł pensji razem z premiami. Właściciel nie wie, czy po wypłatach wystarczy na resztę miesiąca, więc wstrzymuje kampanię noworoczną za 100 000 zł. W styczniu, czyli w miesiącu, w którym najwięcej osób zaczyna dietę.

Najgorsze jest to, że pieniędzy by wystarczyło. W grudniu zabrakło ostrożności, w styczniu odwagi, a powód za każdym razem był ten sam: decyzja zapadała na podstawie salda z jednego dnia.

Kiedy prognoza najbardziej się przydaje

• Przed dużą promocją

  Black Friday i Nowy Rok przynoszą gotówkę od razu, ale diety z rabatem jadą tygodniami, a ich koszty przychodzą później. Prognoza pokazuje, ile z tej gotówki zostanie po ich dowiezieniu.

• Przed inwestycją albo dywidendą

  Nie „czy stać nas dziś”, tylko „czy stać nas w najgorszym dniu kolejnych trzech miesięcy”. Często odpowiedzią jest „tak, ale za trzy tygodnie”.

• Przed sezonem

  Latem i w okresie świąt sprzedaż spada, a płace, najem i leasing zostają. Lepiej zobaczyć dołek w październiku niż w lipcu.

• Przy zmianie cen i dostawców

  Wzrost cen surowców albo krótszy termin płatności u nowego dostawcy przesuwa całą krzywą salda w dół.

• Przed rozmową z bankiem

  Kredyt obrotowy albo leasing łatwiej wynegocjować, kiedy wiecie, na kiedy i na ile go potrzebujecie.

Prognoza to nie gwarancja

Prognoza pokazuje, co stanie się z saldem, jeśli założenia się sprawdzą: sprzedaż utrzyma tempo, dostawcy nie zmienią cen, a klienci nie przesuną diet. Rzeczywistość zawsze trochę się rozjedzie. Dlatego prognoza ma sens tylko wtedy, gdy jest aktualizowana na bieżąco, a decyzję sprawdza się w kilku wariantach, a nie w jednym.

Dlaczego prognoza w arkuszu szybko się starzeje

Prognozę na jeden dzień da się zbudować w arkuszu. Problem zaczyna się następnego dnia, bo w cateringu prawie każda liczba zmienia się codziennie:

• Dane z czterech miejsc

  Sprzedaż i przedpłaty z CRM, faktury z terminami płatności z KSeF, płace i ZUS, stałe umowy. Każde źródło trzeba przepisać ręcznie.

• Każda faktura zmienia obraz

  Nowa faktura od dostawcy to nowa płatność w konkretnym dniu. Kilkadziesiąt faktur w tygodniu to kilkadziesiąt zmian w arkuszu.

• Różne terminy u każdego dostawcy

  Warzywa płacicie po 7 dniach, opakowania po 30, a transport po 14. Średnia wszystko spłaszcza i chowa dołek.

• Przedpłaty w saldzie

  Część pieniędzy na koncie to diety, które jeszcze trzeba dowieźć. Bez ich oddzielenia prognoza jest zbyt optymistyczna.

• Każdy wariant to nowy arkusz

  „A co, jeśli rabat 20%, a nie 30%?” albo „a co, jeśli surowce zdrożeją o 10%?” to przebudowa całego pliku, więc w praktyce nikt tego nie sprawdza.

Dlatego w wielu firmach prognoza powstaje raz, do biznesplanu albo do banku, i potem już nikt jej nie otwiera.

Jak to wygląda w DataPlate

DataPlate liczy saldo dzień po dniu na 90 dni naprzód z danych, które już macie: faktur z KSeF z ich terminami płatności, płac, ZUS, CIT, stałych kosztów i przedpłat za kolejne paczki z CRM. Druga linia pokazuje, ile z salda jest realnie Waszego, a na górze widać ostrzeżenie o najniższym dniu. Suwakami sprawdzacie decyzję, zanim ją podejmiecie: wolumen nowych zamówień, rabat w promocji i to, jaka część zamówień nim objęta, oraz ceny surowców.

Tekst ma charakter edukacyjny i nie jest poradą finansową, księgową ani podatkową. Prognoza nie gwarantuje przyszłego salda.